Anche per te il famoso detto “non rimandare a domani quello che puoi fare oggi” si è da tempo trasformato nel suo opposto? Davanti a compiti impegnativi temporeggi, rimandi di continuo gli impegni importanti e, alle prese con una scadenza, ti riduci sempre all’ultimo minuto.
«La tendenza a procrastinare può dipendere da molti fattori», spiega Franco Fraccaroli, docente di Psicologia delle Organizzazioni all’Università di Trento e autore di “Sapersi organizzare. Piani, obiettivi, traguardi e altre sfide quotidiane” (ed. Il Mulino). «Alcuni sono interiori, come la disorganizzazione congenita o l’instabilità emotiva. Altri, invece, sono ambientali, come le interruzioni da parte di terzi che ci costringono a modificare le priorità e a rimodulare i piani. Però è importante autoregolarsi: dalle notifiche su WhatsApp ai mille impegni con cui riempiamo le nostre giornate, se non lo facciamo rischiamo che le nostre agende siano scandite dagli input che riceviamo, invece che dalle cose davvero importanti».
Ma l’autoregolazione, senza una buona pianificazione, è molto difficile da mettere in pratica. Ecco perché, prima di porsi dei limiti, è meglio organizzarsi per bene. Per prima cosa, occorre acquisire consapevolezza su cosa scatta dentro di noi quando, davanti a un progetto, svicoliamo, tentenniamo, perdiamo ore o giorni facendo così trascorrere del tempo prezioso mentre crescono ansia e sensi di colpa. «In alcuni casi scattano manovre di evitamento, cioè il rifiuto istintivo di fare cose spiacevoli, faticose e impegnative sebbene indispensabili» spiega l’esperto.
«In altri, scatta “la ricerca del piacere”: si organizza il tempo in modo edonistico, mettendo al primo posto ciò che genera sensazioni positive, mentre si trascurano o posticipano esperienze meno gradevoli. Un terzo trigger può essere l’incapacità di definire le priorità, soprattutto nel caso di periodi intensi. Spesso si affrontano i problemi nell’ordine in cui si presentano e non in base alla loro rilevanza. Infine, in alcuni casi può essere anche una questione di perfezionismo (evito di concludere un’attività perché cerco sempre un risultato migliore), esaurimento delle energie e persino di sfida nei confronti delle scadenze procrastinabili, perché siamo convinti di dare il massimo solo sotto pressione». In comune a tutte queste forme di procrastinazione c’è il collo di bottiglia della realtà, pronta a chiederti conto del tuo operato.
Portare a termine i compiti in modo efficace
Qualche idea per agire in tempi utili? Preparare una lista delle priorità, assicurarsi pasti e ritmi di vita regolari, nonché ore di sonno a sufficienza per nutrire la concentrazione. «La premessa è l’attivazione piena della persona, un engagement di quei processi cognitivi ed emotivi che permettono di regolare il nostro rapporto con l’ambiente esterno», spiega il professor Fraccaroli.
In parole semplici: se vogliamo portare a termine i nostri compiti in maniera efficace, in un mondo così pieno di stimoli e distrazioni, dobbiamo riappropriarci della capacità di modulare pensieri, emozioni e comportamenti. «Davanti all’empasse, per prima cosa, ascoltiamo cosa sta succedendo dentro e fuori di noi, cioè chiediamoci cosa stiamo pensando e come stiamo rispondendo alle richieste dell’ambiente. Poi, sforziamoci di controllare i nostri gesti anziché agire d’impulso. Infine, dotiamoci di strategie di pianificazione che ci consentano di ridurre l’ansia, evitando lo scoraggiamento e mantenendo saldo l’obiettivo. Si tratta, cioè, di acquisire consapevolezza su ciò che ci aspetta. Sapere che, per affrontare il compito, dobbiamo sopportare dei costi emotivi e talvolta fisici, imparare a ragionare sul medio-lungo termine e mantenersi centrati sugli obiettivi, nonostante le inevitabili difficoltà».
L’importanza di pianificare
Raggiungere l’obiettivo di concludere un compito impegnativo è un po’ come prepararsi per un viaggio: decidere la meta non basta, bisogna tracciare la rotta, valutare ostacoli, costi, tempi ed eventuali imprevisti. «La pianificazione aiuta a trasformare le intenzioni in azioni concrete, evitando di lasciarci distrarre o scoraggiare», assicura il professor Fraccaroli.
Da dove partire? Per prima cosa, bisogna definire esattamente il tempo a disposizione per le cose importanti, o urgenti, da sbrigare. Poi, occorre fissare i vari step, perché raggiungere piccole mete per volta innesca un meccanismo di soddisfazione che stimola ad andare avanti. Infine, è bene prevedere cosa fare davanti a situazioni specifiche (“se succederà X, allora farò Y”).
Se si tratta, per esempio, di preparare una presentazione per il lavoro oppure iniziare una nuova dieta, decidiamo in anteprima quanto tempo dedicare alla ricerca delle informazioni o alla preparazione dei pasti. Poi, fissiamo dei check, da fare dopo un tot di giorni e prevediamo una soluzione-paracadute: utile se non dovessimo reperire tutti i materiali che ci servono (nel caso della presentazione) o gli amici ci invitassero fuori a un aperitivo (per la dieta). Questa costante pianificazione e rimodulazione degli obiettivi aiuta a mantenere la rotta, senza perdere di vista la meta finale, creando un circolo virtuoso tra motivazione e azione».
La capacità di restare concentrati e motivati
Una volta stabilite le azioni da intraprendere, dobbiamo poi riuscire a restare concentrati e focalizzati. E qui entra in gioco l’autoregolazione, cioè, la capacità di fronteggiare interruzioni, distrazioni e deviazioni, imparando a contenere e a gestire questi momenti di stand by.
«Per farlo è necessario mantenere alta la motivazione, cioè avere l’energia necessaria per portare a termine il progetto», continua Franco Fraccaroli. «È utile, per esempio, visualizzare la meta, così come immaginiamo la spiaggia al termine di un viaggio. Del resto, sappiamo bene che arrivare alla fine di compiti difficili e noiosi, tipo compilare la dichiarazione dei redditi, ci regala un senso di sollievo e gratificazione. Tutto questo implica un lavoro importante su di sé. Per questa ragione è utile chiedere aiuto alle persone vicine, che possono incoraggiarci, sostenerci nello sforzo o consolarci nei momenti di difficoltà. Se mancano queste premesse, l’impresa di portare a termine un progetto impegnativo è destinata a fallire. Paradossalmente senza autoregolazione e pianificazione, in alcuni casi, è meglio procrastinare».
Consigli prima di iniziare
Il libro “Piccolo manuale degli obiettivi realistici” (BUR Rizzoli), scritto dagli studiosi nordeuropei Mikael Krogerus e Roman Tschäppeler, svela 41 strategie per affrontare un percorso, partire da zero e superare gli ostacoli, mantenendo la concentrazione e portando a termine i compiti. Eccone alcune.
Compila la lista
Non pianificare solo quello che devi fare, ma anche il momento della giornata in cui affrontarlo, assegnando a ciascun compito della lista un preciso arco di tempo: non più di sette/otto step al giorno e non meno di 20 minuti per ciascuno. Quindi, organizza i passi sulla base delle priorità e del tipo di impegno: quelli che richiedono più tempo e risorse vanno in cima alla lista.
Il kanban È un metodo di pianificazione: dividi un foglio in tre colonne verticali dal titolo “Da fare”, “In corso”, “Fatto”. Scrivi ogni compito (per quelli “grossi”, specifica anche ogni fase) su post-it che, con l’avanzare del lavoro, sposterai da sinistra a destra. Fissare visivamente il suo progredire aiuta a restare focalizzati.
Cura il contesto
Scegli un luogo preciso dove svolgere il compito più impegnativo, rendilo piacevole e introduci l’attività con un’azione rituale: per esempio, preparare la tisana o cambiare l’acqua ai fiori. Così al cervello arriva un segnale preciso: qui, adesso, si comincia a lavorare.
Fare sempre le stesse cose nel medesimo ordine può essere noioso ma è molto utile. Diminuisce la necessità di prendere costantemente delle decisioni per gestire il quotidiano. Più cose facciamo senza pensarci, più il cervello è sgombro e noi siamo efficienti. Quindi scegli e rispetta sempre i momenti della giornata dediti a compiti impegnativi.
Concentrati di più
Parola magica: compartimentare. Immagina che la tua giornata sia una cassettiera: ogni cassetto una cosa da fare. Se ne tieni aperto più di uno fai confusione e non concludi niente. Aprili uno alla volta e chiudili soltanto quando hai finito davvero.
Sposta il cellulare in un’altra stanza e silenzia le notifiche, oppure metti la modalità aereo e aziona il timer. Per lavorare concentrati due ore di fila bisogna suddividere il tempo in blocchi da 4, con 25 minuti di attività continuativa e 5 di pausa.
Freni inibitori anche nelle scimmie
Un recente studio pubblicato su Current Biology mostra che quando un compito è impegnativo, anche se gratificante, il cervello attiva un freno motivazionale. Gli studiosi hanno osservato il comportamento dei macachi: pur sapendo che avrebbero ricevuto una ricompensa alla fine di un’azione, se c’era di mezzo un evento fastidioso come un getto d’aria in viso, temporeggiavano. Annullando, con sostanze farmacologiche, il meccanismo che trasforma la previsione del disagio in un rallentamento dell’azione, i macachi agivano nonostante i getti d’aria.